- Bộ phận tiếp nhận nhận hồ sơ (bản photo) và kiểm tra đối chiếu với các giấy tờ bản chính, nếu đủ giấy tờ theo quy định thì ghi biên nhận hồ sơ, nếu không đủ giấy tờ thì hướng dẫn để tổ chức đề nghị cấp giấy chứng nhận nộp đủ giấy tờ theo quy định.
Bước 2: Kiểm tra kết quả đo vẽ (10 ngày).
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận, Sở Xây dựng phải tổ chức kiểm tra kết quả đo vẽ nhà ở, công trình xây dựng. Sau khi kiểm tra, nếu kết quả đo đạc đúng thì thực hiện bước tiếp theo, trường hợp có sai sót thì hướng dẫn cho tổ chức đề nghị cấp giấy chứng nhận bổ sung điều chỉnh theo đúng quy định ( nếu có sửa chữa số liệu trong bản vẽ phải có chữ ký xác nhận của tổ chức đó và công chức kiểm tra).
Bước 3: Nội nghiệp - Hoàn thành giấy chứng nhận (24 ngày).
- Kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ, đối chiếu sổ bộ gốc, tra cứu tư liệu trên máy tính về nguồn gốc nhà ở, công trình xây dựng .
- Đối chiếu quy hoạch xây dựng được duyệt ( đối với nhà ở, công trình xây dựng được xây dựng từ sau ngày quy hoạch được duyệt ) .
- Thể hiện bản vẽ trên chương trình máy tính ( theo các số liệu đã được kiểm tra ) ; Tính diện tích ghi vào bản vẽ .
- Ghi thông tin vào sổ đăng ký để lấy số liệu về số tờ , số quyển sổ nhập trên chương trình.
- Nhập đầy đủ các thông tin vào file giấy chứng nhận trên máy tính .
- Kiểm tra, hoàn thành, in giấy chứng nhận (01 bản chính) và photo giấy chứng nhận (01 bản).
- Dự thảo quyết định cấp giấy chứng nhận và danh sách các căn nhà ở, công trình xây dựng đã đủ thủ tục hợp pháp.
- Gửi danh sách đến phòng thuế để tính lệ phí trước bạ (đối với nhà ở, công trình xây dựng phải nộp lệ phí trước bạ), trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận được danh sách , phòng thuế phải tính mức thu lệ phí trước bạ và gửi lại đơn vị cấp giấy chứng nhận .
Trong trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận thì Sở Xây dựng hoàn trả lại hồ sơ và phải thông báo bằng văn bản để người đề nghị cấp giấy chứng nhận biết rõ lý do.
Bước 4: Trình ký giấy chứng nhận ( 10 ngày ) .
Sau khi hoàn tất hồ sơ, bộ phận tiếp nhận thuộc Sở xây dựng gửi giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình và quyết định cấp giấy chứng nhận đến UBND Tỉnh để xem xét ký, đóng dấu UBND Tỉnh vào giấy chứng nhận theo quy định. Sau đó nhận lại giấy chứng nhận , quyết định cấp giấy chứng nhận và ghi số quyết định và số hồ sơ vào góc trái giấy chứng nhận để theo dõi lưu trữ.
Bước 5: Phát hành giấy chứng nhận ( 05 ngày ) .
- Bộ phận tiếp nhận thông báo cho tổ chức đề nghị cấp giấy chứng nhận biết địa điểm, số tiền nộp về nghĩa vụ tài chính & thời gian nhận giấy chứng nhận (thời gian nộp các nghĩa vụ về tài chính không tính vào thời gian giải quyết hồ sơ).
- Tổ chức phát hành giấy chứng nhận , thu bản chính các giấy tờ về tạo lập nhà ở , công trình xây dựng & biên lai nộp các nghĩa vụ về tài chính, giấy biên nhận để lưu hồ sơ. Tổ chức được cấp giấy chứng nhận ký tên vào sổ đăng ký quyền sở hữu nhà ở, hoặc sổ đăng ký quyền sở hữu công trình theo quy định.
- Thu phí cấp giấy chứng nhận theo quy định.
- Giao phiếu xác nhận đã cấp giấy chứng nhận ( theo mẫu ) cho Uỷ ban nhân dân Xã, Phường, Thị trấn nơi có nhà ở, công trình xây dựng đó biết và theo dõi .
- Tổ chức lưu trữ hồ sơ tại Sở Xây dựng theo quy định
